テレワークを実施してみたけど、結局ハンコを押すためだけに出社することに…💦
コロナ禍で突然在宅ワークを開始してニュースにもなったのがこの印鑑・社印問題です。
でもハンコは日本のビジネス文化だし解決できない？？
テレワンプラスではどうなっているのか見てみましょう～✨
っと、その前にビジネスで使われるハンコの種類について少しお話しますね。
ビジネスにおける印鑑
①実印
会社の設立時に法務局に届け出た印鑑のことです。「会社実印」や「法人実印」と呼ばれています。一番重要な印鑑ですから、日常的に業務で使うことはないですよね。
役職にある人が重要な契約書などに押印します。
②銀行印
名前の通り銀行で法人用口座を開設するときに使う印鑑です。融資を受けたり給料の支払いなどで使います。
そういえば、わたしも毎月の給料明細で目にしていました。
③社印
そうです！毎日バンバン押しているハンコが社印です。「認印」とも呼ばれています。通常は四角い形をしていて、見積書・請求書・注文書などに押します。
改めて今回始めてハンコについて調べてみましたが、このように種類分けがされているんですね。とっても勉強になりました。
脱ハンコへ？
テレワークを推進させるため2020年6月に国から「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。」*という通達がありました。
今後日本社会も脱ハンコに向けて動き出しそうですね。とはいっても世の中、急に変わるもんじゃありませんよね。
そこで、まず取り組みたいのがハンコの電子化です。
だいぶ脱線しちゃいましたが、ここでようやく、本題に戻りたいと思います！
テレワンプラスのハンコ登録
テレワンプラスでは初期設定の会社設定の中で社印の登録ができちゃいます。
ハンコの画像ファイルを登録します。
こんな感じです👇
とっても簡単ですね。でも、簡単すぎると、セキュリティーが心配？
いえいえ、そんな心配は不要です。細かなところに気を配るそれがテレワンプラスですから。
今お見せした設定画面そのものが、管理者（アドミン）アカウントを持っている人しか見ることができないんです。見ることさえできないということは、勝手にダウンロードしたり、変更したりなんてことはもちろんできません！！
安心、安全な設定になっていますね。
ん？どういうこと？と思われた方はテレワンプラスの役割設定についてこちらのブログで詳しく解説していますので、クリックしてくださいね。
どこで使えるの？
さっき登録した社印、どこでもバンバン押されたら大変なトラブルですよね💦
テレワンプラス内では見積書・請求書で社印を使うことができます。
どういう風になっているのか実際に画像で見てみてください。
これが見積書を作成するテンプレートです。まだ、何にも入力していません。見積書新規作成ボタンをクリックしただけの状態です。
あっ、ここにすでに社印が見えていますね。
ここから必要事項を入力し、保存をクリックすると、
このように、社名の左側に社印が表示されていますね。
そうなんです。“ハンコを押す”手間は必要ありませんね。テレワンプラスが自動的に押してくれるんです。
この機能は請求書にもあります。テレワンプラスでは一度作った見積書をワンクリックで請求書へ変更できる夢のような便利な機能まであるんです。
これについてはこちらのブログを見てくださいね。
これで我が社もペーパーレス
テレワンプラスを使うまでは見積書・請求書の作成はどうしてたかと言いますと・・・
ワードやエクセルで見積書・請求書を作成して、印刷、ハンコを押して、それから取引先へ郵送、手間もかかるし、毎日使う紙の量だって少なくないですよね。
職場においても環境保護、エコ化を推進していきましょう。その一つがペーパーレスですね。
テレワンプラスの請求書ここを見てください。
この赤丸です。もちろんクライアントも作成した見積書・請求書はテレワンプラス内で確認することができますが、こちらでPDFダウンロードしたり、クライアントへメールができるんです。
印刷する必要は全くありませんね。社内ではPDFファイルでデータとして管理できますし、
メーラーを開かなくても作成画面からプレビューを確認したら、クライアントへ即送信。
テレワンプラスの豊富な機能のおかげでペーパーレスが実現できました。
今回は安心・安全・環境にも優しい見積書・請求書のハンコ機能についてご紹介しました～
請求書の作成方法について詳しくはこちらのYouTube動画をチェックしてみてください。