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弊社はテレワーク17年目

「時間が足りない。もたない。。」がキッカケでした。

弊社は
テレワーク17年目

「時間が足りない。
もたない。。」
がキッカケでした。

会議議事録、日報、電話コメントシート、顧客ファイル、契約書類、履歴書、ファックスファイルで事務所はファイルだらけ。会議をするためのコピー。ホッチキスとめ。スタッフの机の足元はLANケーブルが網の目のように。

本来の業務以外に、顧客が増えるたびに、時間が足りない。顧客から電話がかかるとファイルをめくりながら対応。書庫のためのワンルームを借りる始末。

何とかシステム化しないともたないな。がきっかけでした。まだテレワークと言う言葉がない時代に思い切って舵を切りました。

テレワークツールのテレワンプラス|弊社はテレワーク

テレワークに移行するまでの道のり

「ツールを1つにまとめよう!」と決めました。

2000
テレワークツールのテレワンプラス|弊社はテレワーク17年目

業務管理システムをパールで開発依頼。ガラケーで入出連絡。連絡業務も入力できるように。給与は自動算出。動画アップを依頼するも「回線が追いつかない」で断念。とことんやると決めた時でした。

2003
テレワークツールのテレワンプラス|弊社はテレワーク17年目

お問合せ管理・顧客への明細自動出力・メール定型文・掲示板・採用管理・WEBサイトとの連携をPHPでバージョンアップ。内製化と同時に、一部「在宅勤務」を開始。新しい勤務スタイルを浸透させる時期でした。

2005
テレワークツールのテレワンプラス|弊社はテレワーク17年目

Skypeと社内システムで東京・大阪間での業務を開始。Skypeによって「在宅勤務」数が増加。会議はSkype。クライアントに「Skypeで打ち合わせしましょう」と言うと「直接会いましょう」とよく断られた時期でした。

2006
テレワークツールのテレワンプラス|弊社はテレワーク17年目

人材のマッチング・就業ガイド・マニュアルをシステムに追加。FAXはネットに移行。ペーパレス化が進むが、書類は印刷、捺印、送付のクライアントからのリクエストはまだあり、完全なペーパレス化ではありませんでした。

テレワークに移行
するまでの道のり

「ツールを1つに
まとめよう!」
と決めました。

2000

業務管理システムをパールで開発依頼。ガラケーで入出連絡。連絡業務も入力できるように。給与は自動算出。動画アップを依頼するも「回線が追いつかない」で断念。とことんやると決めた時でした。

2003

お問合せ管理・顧客への明細自動出力・メール定型文・掲示板・採用管理・WEBサイトとの連携をPHPでバージョンアップ。内製化と同時に、一部「在宅勤務」を開始。新しい勤務スタイルを浸透させる時期でした。

2005

Skypeと社内システムで東京・大阪間での業務を開始。Skypeによって「在宅勤務」数が増加。会議はSkype。クライアントに「Skypeで打ち合わせしましょう」と言うと「直接会いましょう」とよく断られた時期でした。

2006

人材のマッチング・就業ガイド・マニュアルをシステムに追加。FAXはネットに移行。ペーパレス化が進むものの、クライアントからは書類は印刷、捺印、送付のリクエストが引き続きあり、完全なペーパレス化ではありませんでした。

テレワーク導入後

クライアントへの対応・スタッフの意識が変わりました。

テレワーク導入後

クライアントへの対応
スタッフの意識が
変わりました。

テレワークが当たり前になり随分とたちます。
当初、想定していた勤務スタイルの変更による問題は、スタッフに目的と理由を伝えることで、解消し、テレワークは弊社の文化となっていきました。

テレワークのスタイルにしたことによって、全ての問題が解決するわけではありませんが、弊社にとっては最適な選択となりました。

テレワークを導入することで生じた代表的な変化を以下にご紹介します。

感情論が減り、
クライアントの情報分析が⤴︎。

システム構築が進むにつれて、連絡業務の「電話」が減り、テキスト入力やプルダウンでの定型文を選択することで、社内での情報共有に「感情論」が減りました。冷静に現状を分析することができました。

二度手間が減って。

クライアントへの細かな連絡はチャット。進行状況はプロジェクト管理でクライアントと共有することで二度手間が減りました。

必要な時だけ会議を

定例の会議がなくなり、プロジェクトやガントチャート・マイルストーンの進捗に合わせて、必要に応じて会議をするようになりました。

新規クライアントとの

資料請求や新規クライアントからの対応を「お問合せ管理」で整理整頓できるようになり、今までより、対応スピードと効率が上がりました。

時間に対する意識、
スタッフの自律心が高まった。

社内で誰かに見られているといういい意味での緊張感をスタッフ自身がテレワークを通して意識するようになりました。意識を高めるため、それぞれの業務の効率を上げるために、タスク、業務時間管理は効果的でした。

業務の見える化

各スタッフの業務進行状況を「どうなってる?」といちいち確認することがなくなり、自然とサポートしあうようになりました。

要望のギャップが

クライアントからの要望・依頼内容をメッセージ機能・プロジェクト管理を利用しお互いに共有することで、ギャップが減ってきました。

スタッフの新たな発見

初めての業務をトライしてうまくいくことばかりではありませんが、中には「こんな力があったんだ!」と業務時間管理で発見できました。

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