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承認ボタンで先へ

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大量メール画像|テレワークツールのブログ

「承認お願いします」というメールが来たら、なんと返事しますか?こういうちょっとしたやりとり、もしかしたら相手によって意外に難しいと感じることがあります。

“〇〇ハラスメント”という言葉がゴロゴロしている昨今、言葉使いや、反応の仕方を考えてしまうこともあります。

業務上のOK/NOという返事は、いろいろ悩まずサクッとしたいですよね!?
今回は、メイン機能ではないけれども、こんな悩みもテレワンプラスで解決できるんだ!という機能をご紹介します!

承認ボタンを作りました!

「それで良いですよ」「OKです」「ちょっと無理です」「ダメです」
そんな反応を、クリックひとつで相手に伝えることができるようにしました。

承認ボタンのおかげで、確認メールや確認チャットの時間を削減できます。

言葉遣いや、言い回しに悩むこともありません。

新入社員でも、なんて返事したら失礼じゃないんだろう?と、Google検索したりする必要もありません。

もちろん、ボタン一個で済ませられない、きちんと対応しなければいけない内容もありますよね。

この承認ボタン便利だな〜っと感じてもらえるように、そこかしこに付けてはいません。

サッと聞いて、サッと返事して、サッと返事を確認して、先へ進めたい!
といえば、どんなことでしょう?

テレワンプラスでは、この3つのメニューに承認ボタン機能をつけました。

・スケジュール
・休暇申請
・見積書

スケジュール

もしかすると、今までは、ちょっと首を伸ばせば、スケジュール確認なんてササッと終わったかもしれません。

それがテレワークになると、メールやチャットで文字に起こしてやり取りをしなければならなくなりました。

メールもチャットも大量です。複数人に送った場合、返事の確認も大変です。

そんなストレスは、テレワンプラスで解決です!

テレワンプラスのスケジュールは通知設定と併用すると、とても便利ですよ。

通知設定をしておいた場合、共有スケジュールが作成されると、共有相手のヘッダーの通知情報に入ります。(通知設定詳しくこちら→)

共有されたスケジュールを見落としてた!ということを防げます。

例えば、
通知アイコンをクリックして、「新規スケジュールが追加されました」をクリックすると…

通知情報|テレワークツールのブログ

<ヘッダーの通知情報>

スケジュールの詳細が見れます。

スケジュール詳細ボックス|テレワークツールのブログ

<スケジュール詳細ボックス>

承認ボタンで返事をすると、スケジュール作成者にはどのように伝わるでしょう?

赤でマークアップしたように表示されます。
返事が✅か✖️でわかるようになっています。

休暇申請ね異様詳細ボックス|テレワークツールのブログ

<スケジュールページ-詳細ボックス>

複数人にシェアしたスケジュールであれば、この中に、ズラッとそのメンバーと返事が表示されます。

これは…都合が悪かったんですね、スケジュールを「却下」されています。

こうなったら、サッと次の予定を組みましょう!

休暇申請

もしかすると、今までは、ちょっと首を伸ばせば、スケジュール確認なんてササッと終わったかもしれません。

それがテレワークになると、メールやチャットで文字に起こしてやり取りをしなければならなくなりました。

休暇申請も、オフィスには休暇申請書たるものがあり、それに必要事項を記入して提出し、返事を待てばよかったのかもしれません。

その形、テレワークでも続けたいですね。

いや、もっと便利になります!

休暇申請したいメンバーは、マイプロフィールの「休暇」タブから「休暇申請」をしますね。すると、

「休暇」メニューの「承認待ち」タブに、情報が入ります。
あとは、「承認」か「却下」をクリックするだけです。

休暇申請ね異様詳細ボックス|テレワークツールのブログ

<休暇申請内容詳細ボックス>

承認ボタンで返事をすると、休暇申請者にはどのように伝わるでしょう?

通知設定をしていれば、赤でマークアップしているように、申請の結果が報告されます。

休暇申請結果|テレワークツールのブログ

<通知情報とマイプロフィール休暇タブ>

通知設定をしていなくても、マイプロフィールの「休暇」タブからいつでも確認できます。

休暇申請書のやり取りが、シンプルになりますね。
「申請書出したはずなんですが…」「え?ありませんよ?!」なんてこともなくなります。

ちなみに、水色でマークアップしたのは、休暇申請ボタンですね。ここから申請をします。

見積書

最後に見積書です。

見積書に承認ボタン?!
そうなんです、クライアント側に承認ボタンが付いてるんです。

見積書を作成したら、クライアントへ送りますね。
すると…

見積書を受け取ったクライアントはなんと!左上にあるボタンから、ワンクリックでお返事することができます。

クライアント側見積書|テレワークツールのブログ

クライアントアカウント-見積書

承認ボタンで返事をすると、見積書送信側にはどのように伝わるでしょう?

見積書を開くと、「承認済み」ですよ、というのがわかるようになっています。

見積書画面|テレワークツールのブログ

<チーム、管理者アカウント-見積書

見積書の承認/却下は、見積書一覧の右端にあるステータス表示でもチェックできます。

これで、プロジェクトを進めて、ささっと請求書を作成できますね。

クライアントにも手間を取らせない、いいシステムです!
クライアントへ送付する見積書についても、もちろん通知設定で、しっかりクライアントへお知らせすることができます。

最後に…

テレワンプラスの説明をしているとちょいちょい出てくるのが、「通知設定」ですね。
通知設定は、メールに送られるものと、テレワンプラスのヘッダーに送られるものと、2種類設定できます。

通知相手も、各メンバーや、経理チーム、クライアント、クライアント担当者などなど、細かく設定できるようになっています。

これはぜひ使いこなしていただきたい機能ですので、ブログでも2回に渡って記事にしています。ぜひ、見てみてくださいね。

・通知設定-ウェブとメール-
・通知設定-通知対象-

今回は、スケジュールの承認機能、クライアントバージョンのYouTube動画をご紹介します!
さぁ、テレワンプラスでちょっとしたモヤモヤも解決しましょう!

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