コラボレーションシステムで業務効率化！
｜弊社はテレワーク20年目-社内のシステム構築までの記録-
キッカケは、「時間が足りない。もたない。。」
コラボレーションシステムのテレワンプラス開発
弊社は
テレワーク20年目
キッカケは、
「時間が足りない。もたない。。」
会議議事録、日報、電話コメントシート、顧客ファイル、契約書類、履歴書、ファックスファイルで事務所はファイルだらけ。机の上は会議をするためのコピーや大量のホッチキス。机の足元は網の目のようにLANケーブルが。
顧客が増えるたびに、時間が足りない問題。分厚いファイルをめくりながらの電話対応。増え続ける紙資料のため、書庫としてワンルームを借りる始末。
何とかシステム化しないと、もたないな…がきっかけでした。社内のシステムをテレワークに対応させ、業務の効率化を実現しました。まだテレワークという言葉がない時代に、思い切った舵きりでした。
テレワークに移行するまでの道のり
「ツールを1つにまとめよう！」と決めました。
業務管理システムをパールで開発依頼。ガラケーで入出連絡。連絡業務も入力できるように。給与は自動算出。動画アップを依頼するも「回線が追いつかない」ということで断念。とことんやると決めた時でした。
お問合せ管理・顧客への明細自動出力・メール定型文・掲示板・採用管理・WEBサイトとの連携をPHPでバージョンアップ。内製化と同時に、一部「在宅勤務」を開始。新しい勤務スタイルを浸透させる時期でした。
Skypeと社内システムで東京・大阪間での業務を開始。Skypeによって「在宅勤務」数が増加。会議はSkype。クライアントに「Skypeで打ち合わせしましょう」と言うと「直接会いましょう」とよく断られた時期でした。
人材のマッチング・就業ガイド・マニュアルをシステムに追加。FAXはネットに移行。ペーパレス化が進むが、書類は印刷、捺印、送付のクライアントからのリクエストはまだあり、完全なペーパレス化ではありませんでした。
テレワークに移行
するまでの道のり
「ツールを1つに
まとめよう！」
と決めました。
業務管理システムをパールで開発依頼。ガラケーで入出連絡。連絡業務も入力できるように。給与は自動算出。動画アップを依頼するも「回線が追いつかない」で断念。とことんやると決めた時でした。
お問合せ管理・顧客への明細自動出力・メール定型文・掲示板・採用管理・WEBサイトとの連携をPHPでバージョンアップ。内製化と同時に、一部「在宅勤務」を開始。新しい勤務スタイルを浸透させる時期でした。
Skypeと社内システムで東京・大阪間での業務を開始。Skypeによって「在宅勤務」数が増加。会議はSkype。クライアントに「Skypeで打ち合わせしましょう」と言うと「直接会いましょう」とよく断られた時期でした。
人材のマッチング・就業ガイド・マニュアルをシステムに追加。FAXはネットに移行。ペーパレス化が進むものの、クライアントからは書類は印刷、捺印、送付のリクエストが引き続きあり、完全なペーパレス化ではありませんでした。
テレワーク導入後
クライアントへの対応・スタッフの意識が変わりました。
テレワーク導入後
クライアントへの対応
スタッフの意識が
変わりました。
テレワークが当たり前になり随分とたちます。
当初、想定していた勤務スタイルの変更による問題は、スタッフに目的と理由を伝えることで解消し、テレワークは弊社の文化となっていきました。
テレワークのスタイルにしたことによって、全ての問題が解決するわけではありませんが、弊社にとっては最適な選択となりました。
テレワークを導入することで生じた代表的な変化を以下にご紹介します。
感情論が減り、
クライアントの情報分析が⤴︎。
システム構築が進むにつれて、連絡業務の「電話」が減り、テキスト入力やプルダウンでの定型文を選択することで、社内での情報共有に「感情論」が減りました。冷静に現状を分析することができました。
時間に対する意識、
スタッフの自律心が高まった。
テレワークを通して、社内で誰かに見られているという良い意味での緊張感を、スタッフ自身が意識するようになりました。意識を高め、各業務の効率を上げるために、タスク管理や業務時間管理は効果的でした。