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【ハヤスギ高田の業務効率化！ペーパーレス化編】

さて、1999年に立ち上げた、発達障害専門の学習塾、翌年から度々新聞で取り上げられるようになり、生徒さんも先生もどんどん増え、親御さんの強いご要望で、東京進出。それに伴い、テレワークが社内に浸透しつつあったGSC。

社内にテレワークが浸透してくると、いよいよ本腰を入れなければならなくなるのが、紙資料のペーパーレス化です。

今回は、GSCペーパーレス化にまつわるあれやこれをご紹介します。

その頃GSC代表は？というと、家庭教師や学習塾のコンサルティングも手がけるようになっておりました。

コンサル…これは一体どういう経緯で？口コミでしょうか…詳しい情報を手に入れたら、それが面白いお話なら、またご紹介したいと思います。

時には、京都から仙台まで講演に行くことも。講演代は交通費でチャラです。が、講演を聞いて、地方の方からも指導のお申込みがありました。

ガラケーで出退勤管理ができるようになってましたから、可能な範囲でスタッフを派遣しました。

可能な範囲とは言っても、飛行機に乗って通われた先生もいらっしゃるようです（驚！）

夏休みや冬休みには指導を受けるため、東京へやって来る生徒さんご家族もおられ、そんな時は、宿泊先のホテルで授業です。ほんと臨機応変です。

前にもお伝えした通り、束縛嫌いの代表、“こうでなければ！”に縛られない、スタイルは昔から変わりません。でも飛行機って…すごいです。

こうなってくると、そりゃもう大変です。
生徒が増えると、スタッフが増え…当然管理する情報が増え、明細やお問合せや、もういろんなものが煩雑になっていきます。

実は、東京進出前から、ペーパーレス化は始まっていました。

前にもご紹介したように、家庭教師の出退勤報告、社内連絡や給与の自動算出などがガラケーでできるようにシステム開発を依頼したり、大量の紙報告書をデータベース化したりして、業務管理を部分的にペーパーレス化していたわけです。

が、それに加えて、お問合せの管理や顧客への明細自動出力、掲示板、採用管理、就業ガイドやマニュアル、さらにスタッフと生徒のマッチングもデータベースで管理できるようにし、必要な情報のWEBサイト連携もバージョンアップさせました。

WEBサイト連携によって、スタッフ希望者は、応募フォームで申込み→オンライン面接→オンラインカリキュラム受講→同行研修というステップを踏んで家庭教師に。
当時から、スタッフ採用もペーパーレスに突入しました。

というところで、ちょっと話が逸れますが、スタッフと生徒のマッチングシステムについて少しご紹介させてください。

なんと！スタッフが、ある生徒さんとマッチングすると、自分とその生徒の保護者専用のいろんなパターンのメール定型文が自動生成されるんです！

例えば、初めてのやり取り用には、保護者様宛には「スタッフ紹介」、スタッフ宛には「生徒紹介」のメール定型文が自動生成されます。

「〇〇のご挨拶」や、「〇〇のご報告」「〇〇のご連絡」などなど…。スタッフは、プルダウンのリストから必要なメール定型文を選ぶだけで、サクッとメールが送れるようになっています。

新米スタッフ、忙しいスタッフ、ヘトヘトのスタッフが保護者の方へ、報連をきちんと行うには、報連メールをスムーズに送れるようにしておくサポート体制が組まれているんですね。スタッフ、保護者、どちらへも愛を感じます。

愛を感じる…テレワンプラスのブログではなかなか珍しい表現が出てきました。
これは最近お話をお聞きした、Kさまのお言葉を拝借させていただきました。

Kさまはとにかく「愛を感じる」と仰っておられました。
一体何に？！このお話はまた別の機会にご紹介させていただきたいと思います。

話を戻します。

点在している、忙しいスタッフにペーパーレスが浸透するよう、ペーパーレス化は会社に合った方法で進めたいものですが、当時といえば、便利そうなシステムはほぼ海外製。

ということで、いつも代表の要望を聞いて、GSC独自のシステムを作り上げていくのに協力してくれたのが、システムエンジニアのMさん。

GSCのデータベースにチャット機能も作ってくれました！

ちなみに…“データベース✖️チャット機能”って、テレワンプラスも同じですね！
メールとリンクするメッセージ機能や、プロジェクト管理にはメンバー同士のチャット機能、クライアントとのチャット機能、コメント機能があります。

GSCのデータベースの経験が、テレワンプラスにちゃんと引き継がれています。

Mさん、他にもGSCに多大なる貢献をしていただいております。
自力でコード勉強されていた代表に、なんとも良心的すぎるお時給で、システムのいろいろを教えてくださったのです。

おかげで、GSCは今やWEB制作やSEO、システム開発までできるような会社になりました。GSC代表、しみじみと一言…「Mさんはいつも味方やった」。

さあ、GSCのペーパーレス化にまつわるあれやこれ話、いかがだったでしょうか？

私なりにまとめると、GSCのペーパーレス化は、スタッフの勤怠・給与、資料管理からスタートし、お客様が関係する情報の管理、そしてスタッフとお客様を繋ぐ業務関連、採用関連…という感じで進んで行ったようです。

当時世の中はまだまだペーパーレスではありませんでしたので、リクエストのあった場合は、紙での対応（印刷、捺印、送付）も続けながら、臨機応変にペーパーレス化してきました。

焦らず、でも、できることからどんどん進めていく！これが、ハヤスギ高田流業務効率化です。

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