コラボレーションシステムのテレワンプラス-TOP誕生話-
【ハヤスギ高田の業務効率化！初期編】

久々に登場します。“ハヤスギ高田”（笑）
今回は、GSCが2拠点になってからのハヤスギ高田流業務効率化についてご紹介します。

おっと、“ハヤスギ高田”ってなんの話や？となった方は、ぜひ過去のブログをご覧ください。最後にリンクを付けておきます。

障がい児どうの指導を、学習塾ではなく、家庭教師派遣という形に移行したことで、もっと子ども一人一人の個性に寄り添った指導ができるようになった…ので、生徒さんのご家庭の東京お引越しに伴い、GSCは東京へ進出、2拠点稼働になりました。

喜んでもらいたい！一心で、こだわりのラーメン屋にしたら、店が増えた…的なことでしょうか。…ちょっと違うかな（笑）

2拠点になることで出てくる問題といえば、コストはもちろん、コミュニケーションや、拠点ごとに独自のやり方が構築されていきがち問題、ゆえに会社としての業務効率が落ちてしまうかも？！問題です。

当時のGSCは、事務作業も兼任している家庭教師スタッフも少なからずいましたから、とにかく事務作業を楽にしたい。

そこで代表が取り組んだのが、“とにかく定型文”です。

［2拠点増える生徒➕増えるスタッフ増える連絡］です。
スタッフは、スタッフ間はもちろん、担当の親御さんともこまめに連絡を取ります。
でも中には、当時はまだメールに不慣れなスタッフもいましたから、いろんなパターンのメール定型文を作成し、クリックすれば、プルダウンから選ぶだけ形式に統一。

不慣れでも、どんなに忙しくても、コミュニケーションが滞ることを防ぎ、且つ、内容に漏れがないようにする、メール対応業務を楽にするベストな策でした。

“とにかく定型文”は、今でもGSCに引き継がれています。
新しい業務が増えると、フロントスタッフの中でもチームMがチョチョイとメールテンプレートを作ってくれます。

メール定型文の他にも、お問合せ管理や顧客への明細自動出力、掲示板、採用管理、WEBサイトとの連携をバージョンアップし、システムの内製化を整えていきました。
こうして2拠点でやり方が違う問題を回避、と同時に業務効率もUPしていくのです。

（と、サラッと書きましたが、メール定型文、お問合せ管理などのシステム化も面白いので、細かいことは別の時に…。）

で、こうなってくると自然に…？テレワークが増えていきました。

GSC代表が「無駄や」と言うのをよく聞きます。「なんでや？」に、納得のいく答えが出ないものは一旦、スグ止める。後々やっぱり必要だと思ったらその時考えればいい。

なので事務所出勤も、「家庭教師っちゅうのは、生徒さんの家にいくやろ？自宅から事務所まで来て、それから生徒さんの家に行って、また事務所経由して帰るって、時間もお金も体力も無駄や、家庭教師一日やったらクタクタなんや、はよ帰って寝たらええ。報告、連絡、入力は家からしたらええやん。」

と、言われたのか？？？思われたか？…わかりません。私の想像です（笑）
でもきっと、そういうことだったと思います。

まだ当時の日本では、テレワーク？どないするん？なんて時代でしたが、ちゃんと理由があって、良いと思ったことは、パッパパッパ♪実行します。ハヤスギ高田ですから。

［“家庭教師”という働き方➕2拠点という会社の在り方✖️ハヤスギ高田］が、結果GSCの業務効率化を推し進めて行ったようですね。

覚えておられますか？Skypeを初めて使用した時のこと。Skypeが登場したのはなんと、2004年！今から19年も前なんですね！？

GSCとしては、待ってました！という時期です。
システムの内製化がある程度整って、テレワークも増えつつありましたが、なんと、スタッフ会議はガッツリ対面だったのです。

東京で定期的に開催されていたスタッフ会議は、夜19時からみっちり2時間。会議室はいつもスタッフでいっぱい。それに参加したい大阪のスタッフは、毎回新幹線に乗って東京まで来ていたのです。おかげで、会議室はいつも椅子を置けないくらいスタッフでいっぱい。

大阪スタッフだけじゃありません、パッパパッパ♪のハヤスギ高田も、大阪⇔東京間だけでなく、本州をあっちやこっちや飛び回っていました。

スタッフも代表も少々疲弊している頃、Skypeが登場。
おかげで、みんなの大阪⇔東京の移動も減り、スタッフ育成ももっと効率的にできるようになりました。

パッパパッパ♪のハヤスギ高田、業務効率化のためなら新しいものをドンドン取り入れていきます。

で、そんなこんなに同時進行していったのが、社内のペーパーレス化です。その話はまた次回。

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